单位集体委托存档的范围及流程

一、单位集体委托存档范围

对用人单位集体委托存档的，原则上由用人单位工商营业执照或组织机构代码登记的同级档案服务机构负责。

1.非公有制企业、社会组织和个体企业；

2.外商独资企业、中外合资合作企业、外国企业常驻代表机构的中方雇员；

3.股份制企业、民办科研机构。

二、单位集体委托存档流程

1.办理单位集体委托存档手续时应提前与内蒙古人事人才公共服务中心预约；

2.提供委托单位营业执照复印件并加盖单位公章；

3.办理存档手续时单位须指定专人办理。携带拟存入档案人员花名册并加盖公章（内容包括：姓名、性别、身份证号、学历、联系电话），连同密封完整的人事档案至窗口办理；

4.委托单位的员工档案在其他单位或人才服务机构的，应先开具《调档函》；

5.对接收的每份档案进行严格审核、鉴别，完整无误后方可委托管理。

6. 签订《人事档案管理集体委托协议》,协议书一式两份，双方各持一份；

7. 存档人员开具各类证明或办理转档时，必须携带委托单位出具的介绍信或证明前来办理相关手续。

三、单位集体委托档案管理办法

为便于各单位办理集体委托存档手续，加强对集体存档单位的管理，提高服务质量，制定如下管理办法：

1.有意向在内蒙古人事人才公共服务中心办理集体委托管理人事档案的单位，需携带营业执照复印件加盖公章到窗口办理开户。开户后，双方签署《人事档案管理集体委托协议》。以后办理业务需加盖公章的要与协议书公章相同。

2.委托单位办理存档手续时须提前电话预约，在约定时间内携带相关材料办理。

3.委托存档单位应确定一名经办人，专门负责业务工作对接。如经办人或联系方式发生变化，请于1个月内书面通知内蒙古人事人才公共服务中心进行变更。

4.委托单位必须每年到期办理年检，不如期办理年检手续的，集体委托存档的人员自动转为个人存档，与集体委托单位脱离档案关系。

5.委托单位要积极配合做好存档人员相关人事档案管理及毕业生落户等工作（例如：员工的劳动合同、年度考核与鉴定、职称评审呈报表、学历等相关材料的归档工作）。

6.委托单位与存档人员解除劳动关系后，应出具同意档案调出证明，于解聘之日起15日内办理档案转存或调出手续。

7. 如委托单位整体调出档案，须提前一周预约办理时间并报送转档申请和调动材料，档案调出后要及时办理撤户手续。

8.因委托单位停业、变更、破产、被注销营业执照等，应在1个月内携带变更证明（加盖公章）办理变更手续，未及时变更的，后续任何有关档案的事宜一律停办。

业务联系电话：0471-6601322